Como calcular se seu evento teve sucesso?
Acabou o evento. E agora? Depois de todo o trabalho com planejamento e o empenho para realizar tudo da melhor forma possível, chega o momento de mensurar os resultados e descobrir se o esforço valeu a pena. Nesse momento, é importante avaliar se os objetivos foram alcançados e se a empresa deve repetir futuramente o que foi feito ou mudar de estratégia.
Para calcular se um evento teve sucesso ou não, é interessante utilizar o indicador conhecido como ROI, que é o Retorno sobre o Investimento feito. Continue acompanhando e entenda o que é ROI, qual sua importância e como ele pode ser calculado.
O que é o ROI de eventos?
A sigla ROI vem do termo em inglês Return on Investment e se trata de um indicador utilizado pelas empresas para mensurar ganhos ou perdas com relação a seus investimentos financeiros. É uma forma de avaliar se o investimento valeu ou não a pena e quanto tempo será necessário para que a empresa recupere o que foi aplicado.
Atualmente, esse indicador é aplicado, por exemplo, em investimentos com treinamentos, campanhas de marketing e demais estratégias de retenção de clientes ou vendas. Mas também pode ser utilizado para eventos.
Quando se é organizador, o ROI de um evento pode ser calculado pela razão do valor investido durante a organização e divulgação do evento, incluindo todos os seus custos, sobre os ganhos provenientes da venda dos ingressos ou dos produtos/serviços.
Já no caso de um expositor, o ROI deve ser calculado pela razão entre o valor investido na publicidade do negócio durante a feira ou congresso (considerando estandes, materiais gráficos, expositores, etc) dividido pelas oportunidades reais de venda que foram geradas durante o evento.
Mas isso não é tudo, pois é essencial levar em conta qual o principal objetivo com o evento, que nem sempre é venda, seja de ingressos ou do próprio serviço. Em alguns eventos existem tanto métricas intangíveis, como reforço de marca, lançamento de novo produto, que podem variar bastante.
Qual a importância desse cálculo?
É fundamental que os gestores de uma empresa estejam cientes do retorno de seus investimentos para confirmarem se a participação no evento é uma boa estratégia para seu negócio e se vale continuar investindo no mesmo.
Para aqueles eventos que contam com patrocínios ou parcerias, o registro das métricas dos resultados serve para manter o apoio e facilitar a aquisição de outros patrocínios ou novas parcerias para próximas edições.
Como calcular retorno financeiro?
O cálculo do retorno financeiro de um evento é a parte mais fácil, que envolve uma fórmula bem simples:
Ganho obtido menos o investimento inicial dividido pelo investimento inicial.
Para facilitar a visualização, vamos pensar em um evento que exigiu um investimento inicial de 10 mil e obteve um ganho de 50 mil. O cálculo será o seguinte:
ROI = (50.000 – 10.000)/10.000
ROI = 40.000/10.000
ROI = 4
Esse resultado aponta que o retorno foi 4 vezes maior que o investimento inicial, ou seja, foi de 400% e significa lucro. Em caso de resultado igual a 0, quer dizer que o evento não teve lucro ou prejuízo, apenas se pagou. Já resultados negativos apontam que o evento não cobriu os recursos investidos e gerou prejuízo.
Como avaliar as métricas intangíveis?
É importante lembrar que o ROI de eventos não pode se limitar a uma fórmula matemática que aponta apenas resultado financeiro imediato. Existem outras métricas que devem ser utilizadas, especialmente se os objetivos do evento não eram exatamente gerar vendas imediatamente.
Alguns exemplos de avaliações intangíveis para diferentes tipos de eventos, como nos de demonstração, exposição ou networking:
- Impactos causados nos participantes;
- Habilidades e sentimentos despertados nos convidados;
- Conhecimentos agregados aos participantes;
- Percepções dos participantes sobre o assunto tratado;
- Influência no comportamento futuro dos convidados;
- Compromisso ou intenção dos participantes com relação à empresa.
Como esses itens não podem ser medidos com números, é necessário pensar em estratégias para obter esses resultados. Algumas opções são:
- Questionários: essa é uma forma de saber diretamente dos participantes qual sua opinião sobre o que o evento provocou, sejam percepções, influência ou conhecimento agregado;
- Redes sociais: é importante monitorar a movimentação que o evento produziu nas redes sociais, como o uso de hashtags, check-ins e compartilhamento de fotos e opiniões;
- Aplicativos: cada vez mais populares, os aplicativos permitem oferecer informações importantes aos participantes e facilitar a produção de relatórios com feedbacks em tempo real. Além disso, ampliam o engajamento dos participantes e permitem a obtenção de leads qualificados para venda.
A combinação das variáveis tangíveis e intangíveis pode ser a melhor forma de calcular se um evento teve ou não sucesso. O cálculo do ROI de eventos envolve pensar no que o público espera de você e como reage ao que está sendo oferecido. Envolve o engajamento dos participantes e a reputação da empresa antes e após o evento.
Fazendo essa avaliação, é possível melhorar ainda mais as estratégias e promover eventos cada vez mais memoráveis e lucrativos! A propósito, no nosso perfil no LinkedIn você encontra várias outras dicas sobre o mercado. Não deixe de nos seguir e conferir tudo!
